Dotyczy postępowania nr 3/2018/ZO na dostawę energii elektrycznej w rozumieniu ustawy Prawo energetyczne na potrzeby Agencji Rozwoju Regionalnego ARES S.A. w Suwałkach.
WYJAŚNIENIA DOTYCZĄCE ZGŁOSZONYCH W POSTĘPOWANIU ZAPYTAŃ I WĄTPLIWOŚCI
Zamawiający przedstawia poniżej wyjaśnienia dotyczące zgłoszonych w postępowaniu zapytań i wątpliwości:
Pytanie 1
Prosimy o udostępnienie załączników od 1 do 6.2 w wersji edytowalnej w celu sprawnego przygotowania oferty.
Odpowiedź na pytanie 1.
Zamawiając, na prośbę Wykonawcy, w celu sprawnego przygotowania oferty, udostępnienia załączniki w wersji edytowalnej drogą e-mail.
Pytanie 2
Ogłoszenie, rozdział 1 p.4. Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie następujących informacji:
a) Czy Zamawiający posiada aktualne umowy kompleksowe czy rozdzielone na umowę sprzedaży energii elektrycznej i umowę na świadczenie usług dystrybucji ?
b) Czy procedura zmiany sprzedawcy będzie przeprowadzana po raz pierwszy?
c) Czy umowy dystrybucyjne (jeśli zamawiający posiada rozdzielone umowy) zawarte są na czas określony, czy nieokreślony?
d) Kto jest dotychczasowym sprzedawcą energii elektrycznej?
e) Jaki jest okres wypowiedzenia obowiązujących umów kompleksowych/ umów sprzedaży energii elektrycznej?
f) Czy Zamawiający samodzielnie wypowie obowiązujące umowy w terminach pozwalających na skuteczne przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy, czy też upoważni do tej czynności Wykonawcę?
g) Czy Zamawiający samodzielnie zawrze umowę o świadczenie usług dystrybucji w przypadku punktów poboru, dla których obowiązywały dotychczas umowy kompleksowe oraz w przypadku punktów poboru, dla których umowa dystrybucyjna została zawarta na czas określony, w terminie umożliwiającym skuteczne przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy?
h) Czy Zamawiający ma zawarte umowy / aneksy w ramach akcji promocyjnych lojalnościowych, które uniemożliwiają zawarcie nowej umowy sprzedażowej w terminach przewidzianych w SIWZ? Jeśli tak – jakie są terminy wypowiedzeń umów/aneksów w ramach akcji promocyjnych/programów lojalnościowych?
Odpowiedź na pytanie 2.
ad. a) Umowy na sprzedaż energii elektrycznej i na świadczenie usług dystrybucji są u Zamawiającego rozdzielone.
ad. b) Procedura zmiany sprzedawcy jest przeprowadzana po raz kolejny.
ad. c) Umowy dystrybucyjne zawarte są na czas nieokreślony.
ad. d) W związku z zaistnieniem przesłanek do uruchomienia rezerwowej sprzedaży energii elektrycznej (na skutek utraty przez dotychczasowego Dostawcę energii elektrycznej podmiotu POB – odpowiedzialnego za bilansowanie handlowe oraz wstrzymanie usług dystrybucji na jego rzecz), z dniem 07.04.2018 r. PGE Dystrybucja S.A. zawarła w imieniu i na rzecz Zamawiającego rezerwową umowę sprzedaży energii elektrycznej z PGE Obrót S.A., ul. 8 Marca 6, 35-959 Rzeszów.
ad. e) Na rzecz Zamawiającego została zawarta rezerwowa umowa sprzedaży energii elektrycznej. Pomimo próśb i stosownych pism, Zamawiający nie otrzymał wersji papierowej umowy, która została zawarta w jego imieniu i na jego rzecz. Zamawiający otrzymał informację ustną, że rezerwowa umowa sprzedaży energii elektrycznej nie powinna mieć okresu wypowiedzenia, powinna ulec rozwiązaniu z dniem zgłoszenia nowego sprzedawcy.
ad. f) Zamawiający wymaga aby Wykonawca, w jego imieniu i na jego rzecz, dokonał zamiany sprzedawcy energii elektrycznej, na podstawie stosownego upoważnienia.
ad. g) Zamawiający nie posiada umów kompleksowych, a zawarte umowy dystrybucyjne są na czas nieokreślony.
ad. h) Zamawiający nie ma zawartych umów/aneksów w ramach akcji promocyjnych czy też programów lojalnościowych.
Pytanie 3
Ogłoszenie, rozdział 1 p.10 oraz formularz ofertowy. Z uwagi na fakt, że faktury VAT są wysyłane listem zwykłym, Wykonawca nie jest w stanie określić, w jakim terminie Zamawiający otrzyma fakturę, co może powodować komplikacje przy ustalaniu prawidłowego terminu płatności. Ponadto w świetle przepisów podatkowych określenie terminu płatności na ilość dni liczoną od dnia otrzymania faktury nie pozwala ustalić prawidłowej daty powstania obowiązku podatkowego, w konsekwencji narażając Wykonawcę na sankcje skarbowe z tytułu nieterminowego odprowadzania podatku VAT.
Art. 19a ust. 5 pkt. 4 ppkt. a) ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr54 poz. 535 z późn. zm.) stanowi, iż w przypadku dostaw energii elektrycznej obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. W związku z powyższym zwracamy się do Zamawiającego z zapytaniem, czy zgadza się na zmodyfikowanie przedmiotowego zapisu w następujący sposób: „Należności wynikające z faktur VAT będą płatne w terminie … dni od daty wystawienia”.
Odpowiedź na pytanie 3.
Aby zapobiec sytuacji, którą opisuje powyżej Wykonawca, Zamawiający wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej na wskazany przez Zamawiającego adres e-mail.
Przesłanie faktury (w formie elektronicznej na adres e-mail Zamawiającego) w dniu jej wystawienia pozwoli ustalić prawidłową datę powstania obowiązku podatkowego Wykonawcy, nie narażając Wykonawcy na sankcje skarbowe z tytułu nieterminowego odprowadzania podatku VAT.
Zamawiający nie wyraża zgody na zmodyfikowanie zapisu dotyczącego terminu płatności.
Pytanie 4
Ogłoszenie, rozdział 3. Informujemy, że zgodnie z zapisami Instrukcji Ruchu i Eksploatacji Sieci Dystrybucyjnej (IRiESD) poszczególnych OSD, zatwierdzonych przez Prezesa URE, do rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej konieczne jest zgłoszenie umowy OSD, przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy oraz przyjęcie umowy do realizacji przez OSD.
W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o zmodyfikowanie zapisu do treści: „Umowa wchodzi w życie w zakresie każdego punktu poboru z dniem…. , lecz nie wcześniej, niż po zawarciu umów dystrybucyjnych, pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy i przyjęciu umowy do realizacji przez OSD”.
Odpowiedź na pytanie 4.
Zamawiający wyraża zgodę na zmodyfikowanie zapisu w następujący sposób: „Umowa zawarta zostaje na czas oznaczony do dnia 31.12.2018 r. Umowa wchodzi w życie w zakresie każdego punktu poboru nie wcześniej, niż po pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy i przyjęciu umowy do realizacji przez OSD.”
W związku z powyższym zmianie ulega: §10 ust. 1 wzoru umowy – załącznik nr 6 do ogłoszenia oraz rozdział 3 Ogłoszenia – termin wykonania zamówienia.
Pytanie 5
Ogłoszenie, rozdział 9 p.4 i 7. Prosimy o usunięcie zapisu, gdyż w Formularzu Ofertowym Zamawiający nie zawarł przedmiotowej pozycji ceny ofertowej brutto za całość zamówienia.
Odpowiedź na pytanie 5.
Zamawiający wyraża zgodę na usunięcie zapisu rozdział 9 pkt. 4 Ogłoszenia.
Zamawiający nie wyraża zgody na usunięcie zapisu rozdział 9 pkt. 7 Ogłoszenia. W Formularzu Ofertowym Zamawiający zawarł w tabeli pozycję ceny ofertowej brutto.
W związku z powyższym zmianie ulega: rozdział 9 Ogłoszenia – Opis sposobu obliczania ceny.
Pytanie 6
Ogłoszenie, rozdział 11 p.4. Wykonawca zwraca się z prośbą i pytaniem czy Zamawiający dopuści możliwość podpisania umowy z Wykonawcą drogą korespondencyjną?
Odpowiedź na pytanie 6.
Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umowy z Wykonawcą drogą korespondencyjną.
Pytanie 7
Ogłoszenie, rozdział 12 p.2b) oraz Załącznik nr 6 wzór umowy §6 ust.4 i §9 ust.1b) oraz d).
Wykonawca zwraca się z prośbą doprecyzowanie przedmiotowego zapisu poprzez określenie, iż Zamawiający może zwiększyć ilość punktów poboru energii elektrycznej (PPE) lub zmienić taryfę danego punktu, jedynie w obrębie tych grup taryfowych, które zostały określone i wycenione w Ofercie Sprzedawcy. Punkty z innych grup taryfowych, nieujętych w Ofercie, oznaczały będą zmianę przedmiotu zamówienia. Z uwagi na powyższe Wykonawca zwraca się z prośbą o dodanie następującego zapisu: „Zwiększenie punktów poboru lub zmiana grupy taryfowej możliwe jest jedynie obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w ogłoszeniu oraz wycenione w Formularzu Ofertowym Wykonawcy.”
Odpowiedź na pytanie 7.
Zamawiający wyraża zgodę na doprecyzowanie oraz zmodyfikowanie zapisu poprzez:
ZMIANY WE WZORZE UMOWY – załącznik nr 6 do ogłoszenia :
– dopisanie w §9 ust.1 lit. b) wzoru umowy: „Zwiększenie punktów poboru lub zmiana grupy taryfowej możliwe jest jedynie obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w ogłoszeniu oraz wycenione w Formularzu Ofertowym Wykonawcy”
– wykreślenie §9 ust.1 – lit. d)
ZMIANY W OGŁOSZENIU :
– dopisanie w rozdziale 12 pkt. 2 lit. b) Ogłoszenia: „Zwiększenie punktów poboru lub zmiana grupy taryfowej możliwe jest jedynie obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w ogłoszeniu oraz wycenione w Formularzu Ofertowym Wykonawcy”
– wykreślenie w rozdziale 12 pkt. 2 – lit. d)
W związku z powyższym zmianie ulega: §9 ust.1 lit. b) i §9 ust.1 lit. d) wzoru umowy – załącznik nr 6 do ogłoszenia oraz rozdział 12 pkt. 2 lit. b) i rozdział 12 pkt. 2 lit. d) Ogłoszenia – termin wykonania zamówienia.
Pytanie 8
Załącznik nr 2 OPZ oraz Załącznik nr 6 wzór umowy §1 ust. 7. W celu prawidłowego skalkulowania wartości zamówienia, Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie konkretnej i jednoznacznej informacji na temat szacowanej ilości energii (w rozbiciu na poszczególne strefy czasowe dla każdego punktu poboru energii, który nie jest rozliczany całodobowo) w okresie zamówienia. Zamawiający w tabeli podał zużycie na 12 miesięcy, natomiast w celu prawidłowego skalkulowania oferty należy podać zużycie szacowane w okresie planowania zamówienia. Obowiązkiem Zamawiającego jest podjęcie wszelkich możliwych środków w celu wyeliminowania elementu niepewności wykonawców co do przedmiotu zamówienia poprzez maksymalnie jednoznaczne i wyczerpujące określenie przedmiotu zamówienia. Nie można bowiem wyliczyć ewentualnego kosztu ryzyka, którego wykonawca nie ma możliwości zidentyfikować, z uwagi na brak odpowiedniej i wyczerpującej informacji, co w konsekwencji przełoży się na niemożność wyliczenia przez wykonawcę rzeczywistych kosztów realizacji zamówienia.
Okres zamówienia jest krótszy niż 1 rok i wskazanie szacowanego zużycia na taki okres istotnie wpływa na nieprawidłowe wykonanie wyceny oraz przygotowanie oferty. Każdy wykonawca powinien mieć jednakowe dane wyjściowe tak by oferty mogły być prawidłowo badane.
Odpowiedź na pytanie 8.
Zamawiający w tabeli podał szacunkowe zużycie na 12 miesięcy, z uwagi na fakt, iż nie jest możliwe określenie od kiedy umowa sprzedaży energii elektrycznej wejdzie w życie, a nastąpi ona nie wcześniej, niż po pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy i przyjęciu umowy do realizacji przez OSD.
Określone w załączniku nr 2 do Umowy ilości energii elektrycznej są szacunkowe i mogą ulec zmniejszeniu stosownie do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego lub zwiększeniu o czym mowa w § 3 wzoru umowy (załącznik nr 6 do ogłoszenia).
Pytanie 9
Załącznik nr 6 wzór umowy §3 ust.1. Z uwagi na fakt, że Wykonawca przedstawia wartość umowy w oparciu o szacowaną przez Zamawiającego ilość energii, w przypadku, gdy Zamawiający zużyje większą niż szacowana ilość energii, powinien uiścić opłatę za faktycznie zużytą energię. Ponadto ustalenie dokładnego dnia, w którym szacowana ilość energii zostanie faktycznie przekroczona, jest fizycznie nie możliwe (Wykonawca otrzymuje informację o zużyciu energii od OSD po zakończeniu okresu rozliczeniowego). Z uwagi na powyższe Wykonawca zwraca się z prośbą o dodanie zapisu o treści: „W przypadku wykorzystania szacowanej ilości energii, rozwiązanie Umowy następuje z ostatnim dniem okresu rozliczeniowego, następującym po okresie, w którym oświadczenie o wypowiedzeniu dotarło do Wykonawcy. Zamawiający zobowiązany jest do uregulowania wszelkich należności za dostarczoną energię do dnia rozwiązania Umowy.”
Czy Zamawiający samodzielnie kontrolował będzie wydatkowanie środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia, w sposób umożliwiający rozliczenie z tytułu faktycznie pobranej energii, przed wykorzystaniem ww. środków?
Odpowiedź na pytanie 9.
Zamawiający informuje, iż w przypadku, gdy zużyje większą niż szacowana ilość energii, uiści opłatę za faktycznie zużytą energię.
Ponadto Zamawiający w § 3 wzoru umowy (załącznik nr 6 do ogłoszenia) dopuszcza:
„W przypadku zwiększenia się w trakcie trwania umowy zapotrzebowania Zamawiającego na energię elektryczną, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia wielkości zamówienia do 10% w stosunku do wielkości zamówienia podstawowego określonego w postępowaniu. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z powyższego uprawnienia Wykonawca zobowiązany jest do dostawy energii elektrycznej po cenie jednostkowej określonej w niniejszej umowie, z uwzględnieniem postanowień § 6 ust. 2. Skorzystanie z uprawienia określonego w ust. 1 nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy.”
Zamawiający nie wyraża zgody na dodanie zapisu o treści: „W przypadku wykorzystania szacowanej ilości energii, rozwiązanie Umowy następuje z ostatnim dniem okresu rozliczeniowego, następującym po okresie, w którym oświadczenie o wypowiedzeniu dotarło do Wykonawcy. Zamawiający zobowiązany jest do uregulowania wszelkich należności za dostarczoną energię do dnia rozwiązania Umowy.”
Zamawiający kontroluje wydatkowanie środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia.
Pytanie 10
Załącznik nr 6 wzór umowy §7 ust.1. Czy Zamawiający za pełny miesiąc kalendarzowy uważa miesiąc roku kalendarzowego? Wykonawca informuje, iż w świetle przepisów Prawa Energetycznego i aktów wykonawczych, to OSD jest podmiotem odpowiedzialnym za pozyskanie i przekazywanie do sprzedawców danych pomiarowo-rozliczeniowych dla punktów poboru energii (PPE) zgodnie ze stosowanym przez OSD okresem rozliczeniowym dla poszczególnych grup taryfowych. Sposób ustalania danych przez OSD określony jest w umowie dystrybucyjnej, zawartej pomiędzy Zamawiającym a OSD, przy czym Wykonawcy (sprzedawcy energii) nie mają wpływu na regulacje wynikające z umów dystrybucyjnych Zamawiającego, zgodnie z przepisami przyjmując do rozliczeń dane przekazane przez OSD. Ponadto, Wykonawca informuje, że miesięczny okres rozliczeniowy nie zawsze pokrywa się z miesiącem kalendarzowym, natomiast faktury VAT wystawiane są przez Wykonawcę na podstawie danych pomiarowych otrzymanych od OSD oraz zgodnie z okresami rozliczeniowymi stosowanymi przez OSD. Z uwagi na powyższe zwracamy się z prośbą modyfikację przedmiotowego zapisu do treści: „Rozliczenia za energię elektryczną dokonywane będą na podstawie danych pomiarowych przekazanych Wykonawcy przez OSD, zgodnie z okresem rozliczeniowym stosowanym przez OSD, w oparciu o fakturę wystawioną przez Wykonawcę w terminie 14 dni od otrzymania danych pomiarowo-rozliczeniowych od OSD, przy zastosowaniu cen energii elektrycznej i stawek opłat określonych w ofercie.”
Odpowiedź na pytanie 10.
Tak, Zamawiający za pełny miesiąc kalendarzowy uważa miesiąc roku kalendarzowego.
Sposób ustalania danych przez OSD określony jest w umowie dystrybucyjnej, zawartej pomiędzy Zamawiającym a OSD.
OSD jest podmiotem odpowiedzialnym za pozyskanie i przekazywanie do sprzedawców danych pomiarowo-rozliczeniowych dla punktów poboru energii (PPE) zgodnie ze stosowanym przez OSD okresem rozliczeniowym dla poszczególnych grup taryfowych.
Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zapisu w sposób zaproponowany przez Wykonawcę.
Pytanie 11
Załącznik nr 6 wzór umowy §7 ust.2. Wykonawca informuje, iż w świetle przepisów Prawa Energetycznego i aktów wykonawczych, to OSD jest podmiotem odpowiedzialnym za pozyskiwanie i przekazywanie do sprzedawców danych pomiarowo-rozliczeniowych dla punktów poboru energii (PPE). Sposób ustalania danych przez OSD określony jest w umowie dystrybucyjnej, zawartej pomiędzy Zamawiającym a OSD, przy czym Wykonawcy (sprzedawcy energii) nie mają wpływu na regulacje wynikające z umów dystrybucyjnych Zamawiającego, zgodnie z przepisami przyjmując do rozliczeń dane przekazane przez OSD. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie, czy Zamawiający uwzględni obowiązujące przepisy Prawa energetycznego i aktów wykonawczych w zakresie prowadzenia rozliczeń na podstawie danych pomiarowo-rozliczeniowych przekazywanych Wykonawcy przez OSD?
Odpowiedź na pytanie 11.
Tak, Sposób ustalania danych przez OSD określony jest w umowie dystrybucyjnej, zawartej pomiędzy Zamawiającym a OSD.
Tak, Zamawiający uwzględnia obowiązujące przepisy Prawa energetycznego i aktów wykonawczych w zakresie prowadzenia rozliczeń na podstawie danych pomiarowo-rozliczeniowych przekazywanych Wykonawcy przez OSD.
Zamawiający w załączeniu przedkłada: Ogłoszenie oraz wzór umowy po zmianach określonych powyżej.